Cách bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đúng cách

Mỗi doanh nghiệp cần nên chịu trách nhiệm về việc lưu giữ tài liệu kế toán của đơn vị mình, do vậy tài liệu kế toán phải được lưu giữ đúng quy định của pháp luật vì đây là hồ sơ rất quan trọng, những bạn học kế toán đặc biệt lưu ý nhé.

Theo Điều 40, 41 Luật kế toán số 03/2003/QH11 quy định về việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán như sau:1. Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán

một.1. Tài liệu kế toán bắt buộc được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong giai đoạn sử dụng và lưu trữ.

một.2. Tài liệu kế toán lưu trữ nên là bản chính. giả dụ tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì nên sở hữu biên bản tất nhiên bản sao chụp mang xác nhận; ví như bị mất hoặc bị huỷ hoại thì bắt buộc có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

một.3. Tài liệu kế toán nên đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, đề cập từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

một.4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

1.5. Tài liệu kế toán bắt buộc được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối có tài liệu kế toán chuyên dụng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán ko sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;

b) Tối thiểu mười năm đối mang chứng từ kế toán tiêu dùng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật mang quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán với tính sử liệu, với ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

một.6. Chính phủ quy định cụ thể từng cái tài liệu kế toán buộc phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản 5 Điều này, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ.

Hướng dẫn bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán đúng cách

2. Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại

lúc phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán buộc phải thực hiện ngay những công việc sau đây:

2.1. Kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước mang thẩm quyền;

2.2. Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng;

2.3. cửa hàng với tổ chức, cá nhân mang giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại;

2.4. Đối sở hữu tài liệu kế toán mang liên quan tới tài sản nhưng không thể phục hồi bằng những biện pháp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều này thì cần kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại.