Quy định về chứng từ kế toán hợp lệ theo QĐ 48

Những quy định về chứng từ kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ tài chính

1. Chứng từ kế toán phải với hầu hết các yếu tố sau đây:

- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;

- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;

- Tên, shop của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, liên hệ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;

- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán sử dụng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người mang liên quan tới chứng từ kế toán;

- các chứng từ sử dụng làm cho căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán nên với thêm chỉ tiêu định khoản kế toán.

- Chứng từ kế toán buộc phải được lập hầu hết số liên theo quy định. Việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, hầu hết các yếu tố, gạch bỏ phần để trống, ko được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng từ. nếu viết sai cần huỷ bỏ, ko xé rời ra khỏi cuống.

2. Nghiêm cấm những hành vi sau đây đối sở hữu chứng từ kế toán:

- Giám đốc và kế toán trưởng đơn vị ký trên chứng từ trắng, cái in sẵn;

- Chủ tài khoản và kế toán trưởng ký séc trắng; 

- Xuyên tạc nội dung kinh tế của chứng từ;

- Sửa chữa, tẩy xoá trên chứng từ kế toán;

- Hủy bỏ chứng từ lúc chưa được phép;

- Hợp pháp hóa chứng từ kế toán.

3. Quy định về chữ ký trên chứng từ kế toán:

- hầu hết chứng từ kế toán cần mang đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới mang giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử nên mang chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. mọi các chữ ký trên chứng từ kế toán đều bắt buộc ký bằng bút bi hoặc bút mực, ko được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền nên ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người bắt buộc thống nhất và bắt buộc giống sở hữu chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký những lần trước đó.

- những nhà hàng chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán để giao dịch có người mua, ngân hàng, chữ ký kế toán trưởng được thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của đơn vị đó. Người phụ trách kế toán nên thực hiện đúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy định cho kế toán trưởng.

- Chữ ký của người đứng đầu siêu thị (Giám đốc) hoặc người được uỷ quyền, của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ cần yêu thích mang mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ nên giống chữ ký đã đăng ký trong “Sổ đăng ký cái chữ ký của doanh nghiệp”.

- Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) ko được ký “thừa uỷ quyền” của người đứng đầu công ty. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác.

- các doanh nghiệp buộc phải mở sổ đăng ký cái chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, những nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký chiếc chữ ký buộc phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi phải. Mỗi người nên ký ba chữ ký chiếc trong sổ đăng ký.

- ko được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.

- Việc phân cấp ký trên chứng từ kế toán do Giám đốc nhà hàng quy định phù hợp mang luật pháp, đề nghị quản lý, đảm bảo kiểm soát chặt chẽ, an toàn tài sản.